همکاران محترم عضو هیات علمی می توانند بعد از طی دوره ضروری توقف ( طبق آئین نامه ارتقاء ) و کسب امتیازات لازم از چهار ماده فرهنگی، آموزشی، پژوهشی و اجرائی نسبت به تکمیل گزارشنامه مربوط به ارتقاء اقدام و به همراه اسناد و مدارک تائید شده مربوط پرونده بخش مربوط به ماده 1 را به کمیسیون فرهنگی و بخش مربوط به مواد 2، 3 و 4 را به کمیته های منتخب مستقر در دانشکده ها تحویل دهند.
کمبته منتخب حداکثر ظرف مدت 45 روز از زمان ثبت پرونده، آنرا بررسی می نماید. بعد از بررسی و امتیاز دهی پرونده، در صورت احراز شرایط و کسب حداقل امتیازهای تعیین شده در آئین نامه ارتقاء مرتبه و شیوه نامه مربوط، پرونده را برای طی سایر مراحل ارزیابی به دبیرخانه هیات ممیزه ارجاع می نماید.